Tujuan dari Siklus Pengeluaran kas adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis.Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kredit yang biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit.Tujuan utama dari sistem pengeluaran kas adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Tahapan – tahapan dari sistem pengeluaran kas yaitu :
- Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.
- Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok.
- Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar.
Terdapat 3 departemen dalam sistem pengeluaran kas :
- Bagian Utang Usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya kebagian pengeluaran kas.
- Bagian Pegeluaran kas
Menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher serta data lain yang terkait dalam daftar cek, yang juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas.
- Bagian Buku Besar
Menerima voucher journal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha.
Ringkasan Pengendalian Siklus Pengeluaran
Aktivitas Pengendalian
|
Sistem Pemrosesan Pembelian
|
Sistem Pengeluaran Kas
|
Otorisasi transaksi
Pemisahan Pekerjaan
Supervisi
Catatan akuntansi
Akses
Verifikasi independen
|
Pengendalian persediaan
Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar.
Bagian penerimaan
Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file laporan penerimaan.
Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi diatas.
Bagian utang dagang merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut
|
Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran
Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas dan buku besar.
File voucher utang, buku pembanyu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.
Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi di atas.
Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.
|
Sumber :
