Pendahuluan.
Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC)
adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem
informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall
approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan
strategi Top-Down Design.
Selain itu juga dalam menjalankan sebuah system,kita harus
tahu apa saja yang diperlukan dalam memenuhi syarat dalam siklus hidup system
tersebut,dan juga ada beberapa tahapan/fase dalam siklus Hidup System yang akan
dijelaskan pada Pembahasan pada artikel ini.
Pembahasan.
Dasar Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer.
Implementasi system informasi Berbasis computer merupakan
aktivitas yang ada berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang
banyak,uang dan peralatan dalam jumlah yang besar,dan waktu yang panjang.
Perencanaan Sistem Informasi berbasis computer juga mempunyai manfaat yaitu,:
- Memberikan
dasar pengontrolan
- Mendefinisakan
lingkup proyek
- Mengatur
urutan tugas
- Mengetahui
bidang masalah yang potensial.
Siklus Hidup Sistem.
1. Fase Perencanaan.
Pada Fase perencanaan ada yang di maksud langkah-langkah
dalam menjalankan fase ini,karena tidak asal saja dalam menjalankan
perencanaan,langkah-langkahnya meliputi,sebagai berikut:
- Menyadari
Masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer
perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
- Mendefinisikan
Masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus
memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan
identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan
semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end
user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk
pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain
itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan
manajer.
- Menentukan Tujuan
Sistem
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan
sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan
hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.
- Mengidentifikasi
Kendala Sistem
Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala.
Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak
yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh
konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang
telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu.
Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem
benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun
kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.
- Membuat
Studi Kelayakan.
Studi kelayakan
adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi
kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi
kelayakan, yaitu :
a. Teknis; tersediakan hardware
dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?
b. Pengembalian ekonomis;
dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan
kegunaan dan biayanya ?
c. Pengembalian non
ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan
keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
d. Hukum dan etika; akankah
sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?
e. Operasional; apakah
rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?
f. Jadual;
mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?
Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk
menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai
penting dalam area pemakai.
- Menyiapkan
Usulan Penelitian Sistem.
Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan
penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan
memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang
harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis
akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk
menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus
diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan
pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan
perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan
dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan.
- Menyetujui
Atau Menolak Proyek Penelitian
Manajer dan komite
pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan,
serta menentukan apakah perlu diteruskan à keputusan teruskan
/ hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :
Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?
Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara
terbaik untuk melakukan analisis sistem ?
Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut
ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua
pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.
- Menetapkan
Mekanisme Pengendalian.
Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan
pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang
melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual
tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian.
(misalkan gunakan Microsoft Project).
Pada Fase Perencanaan juga mempunyai keuntungan dalam proyek
CBIS,keuntungannya yakni:
· Menentukan
lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat
dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala
sumber daya yang diperlukan.
· Mengenali
berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan
semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.
· Mengatur
urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai
sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi
dan kebutuhan agar efisien.
· Memberikan
dasar untuk pengendalian
Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus
dispesifikasikan sejak awal.
2. Fase Analisis dan Disain
Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah
berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis
sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan
untuk merancang sistem baru atau diperbarui dan melalui tahapan,tahapannya
yaitu:
- Mengungumkan
Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru
yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada
para pegawai tentang :
a. alasan perusahaan melaksanakan proyek
b. bagaimana
sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
- Mengorganisasikan Tim
Proyek.
Tim proyek yang akan
melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat
perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai
kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis
informasi.
- Mendefinisikan
kebutuhan informasi.
Analis mempelajari
kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan
informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua
metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :
· Menyediakan
komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
· Dapat
meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak
pemakai.
· Dapat
menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
· Memberi
kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan
bertentangan.
Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data
(data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data.
Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi
yang menjelaskan suatu sistem.
- Mendefinisikan
Kriteria Kinerja Sistem.
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat
apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,
· Laporan
harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
· Laporan
harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
· Laporan
harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk
bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).
- Menyiapkan
Usulan Rancangan.
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk
membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini
manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut
termasuk di dalam usulan rancangan.
- Menerima
atau Menolak Proyek Rancangan.
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan
rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam
beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya
kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap
rancangan.
3. Fase Implementasi.
Sama seperti Fase-fase sebelumnya,fase Implementasi juga
mempunyai tahap-tahapan,antara lain yakni:
- Merencanakan
Implementasi
Mekanisme pengontrolan ditetapkan pada akhir fase
perencanaan dalam bentuk grafik atau diagram jaringan. Mekanisme pengontrolan
terus di perbaharui dan dibuat lebih lengkap. Manajer dan spesialis informs
mempunyai pengetahuan tertentu mengenai desain system,dan mereka bias
menggunakan pengetahuan tersebut untuk mengembangkan rencana implementasi yang
lengkap atau detail agar system yang baru bisa digunakan.
- Mengungumkan
Proyek Implementasi
Proyek implementasi diumumkan kepada para pekerja seperti
cara mengumumkan studi system. Tujuannya untuk menghilangkan kekhawatiran para
pekerja. Tujuan lainnya, yaitu meminta dukungan dari para pekerja. Banyak
pekerja yang akan terlibat dengan pengimplementasian tersebut,dan dibutuhkan kerha
sama dari mereka.
- Mengorganisir
Staff Pelayanan Informasi
Seleagi bidang administrasi komunikasi data dan database
mengembangjan desain, maka dilakukan usaha perekerutan dan training untuk
mendapatkan staff pemrograman sesuai dengan kebutuhan jumlah dan keterampilan
yang direncanakan. Sekarang,programmer dimasukan ke dalam team proyek.
- Menentukan
Komputer
1.Meminta proposal,desain system harus bisa dilihar oleh
pemasok. Yang menawarkan berbagai jenis komputerisasi, dimana berisi konfigurasi
yang telah di setujui. Dan setiap pemasok harus di beri paket dokumentasi
program yang disertakan REP berisi deskripsi yang detail mengenai tiap program,
kaitannya dengan input,proses utama dan output.
2.Proposal dari pemasok,Jika pemasok ingin mendapatkan
pesanan,maka ia harus membuat proposal yang menjelaskan sejauh mana
peralatannya dapat memenuhi kriteria penampilan yang sebagian besarnya proposal
tertulis beberapa proposal hanya berbentuk surat,sedangkan proposal yang lain
bisa bersifat sangat lengkap.
3.Pemilihan Pemasok,Salah satu cara perusahaan mengetahui
apakah kriteria penampilan memenuhi system adalah dengan menetapkan benchmark
problem(masalah/yang bisa menunjujan tingkat penilaian) bagi setiap pemasok
untuk dipecahkan dengan hardware yang diajukannya. Dan penggunaan masalah
benchmark bisa menentukan tingkat pemilihan pemasok.
4. Fase Operasi
Tahap-tahap dalam fase Operasi yakni:
- Menggunakan
sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang
diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
- Audit
sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk
menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi
tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post
implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai.
Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem
berlanjut.
- Memelihara
sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi
dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya
disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem
dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :
a. Memperbaiki kesalahan
b. Menjaga kemutakhiran sistem
c. Meningkatkan sistem
- Menyiapkan
usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi
bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa
sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat
berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu
siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang
kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.
- Menyetujui
atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa
ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.
Prototyping.
Prototype memberikan ide bagi pembuat dan
pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses
akan menghasilkan prototype (prototyping).
Adapun jenis-jenis Prototipe, yaitu :
Prototype jenis I, sesungguhnya akan
menjadi sistem operasional. Langkah-langkah pengembangannya adalah sebagai
berikut :
Prototype jenis II, merupakan suatu model
yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional. Langkah-langkah
pengembangannya adalah sebagai berikut :
Daya tarik prototype, yaitu :
a. Komunikasi
antar analis sistem dengan pemakai membaik.
b. Analis
dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.
c. Pemakai
berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
d. Lebih
efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.
e. Penerapan
lebih mudah.
Potensi kegagalan prototype, yaitu :
a. Bersifat
tergesa-gesa.
b. Berharap
sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.
c. Prorotipe
I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.
d. User
interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.
Kesimpulan.
Dari artikel yang saya tuliskan di atas , saya menyimpulkan
bahwasannya di dalam suatu system itu ada fase-fase pengembangannya dan
fase-fase tersebut saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan dari system itu
sendiri, sehingga system itu dapat berjalan dengan baik dan dapat dikatakan
siklus hidup dalam system.